1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich (nachfolgend «HDE») und ihren Kundinnen und Kunden (nachfolgend «Kunde») über die Planung, Organisation, Moderation und Begleitung von privaten und geschäftlichen Anlässen sowie über die Organisation von Geschenken.

Die AGB werden Vertragsbestandteil, wenn in der Offerte oder der Auftragsbestätigung auf sie hingewiesen wird und dem Kunden vor oder bei Vertragsschluss die Möglichkeit zur Kenntnisnahme eingeräumt wird. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, soweit HDE ihnen schriftlich zustimmt. Weicht der Einzelvertrag von diesen AGB ab, geht der Einzelvertrag vor.

2. Zustandekommen des Vertrages

Nach Eingang einer Anfrage erstellt HDE eine Offerte. Die Offerte ist während eines Monats ab Datum gültig. Mit der Rücksendung der unterzeichneten Offerte gibt der Kunde eine verbindliche Bestellung ab. Der Vertrag kommt mit der schriftlichen oder elektronischen Auftragsbestätigung durch HDE zustande.

Wird für die Ausarbeitung einer Offerte ein Kostenbeitrag vereinbart, wird dieser bei Auftragserteilung an das Honorar angerechnet.

3. Leistungen und Vertragsqualifikation

Art und Umfang der Leistungen ergeben sich aus der Offerte und der Auftragsbestätigung. Leistungen, die dort nicht aufgeführt sind, sind nicht geschuldet.

Die Parteien halten fest, dass abgrenzbare Arbeitsergebnisse — insbesondere Konzept, Veranstaltungs- und Regieplan, Budgetierung, grafische Entwürfe und Drucksachen — als Werkvertrag im Sinne von Art. 363 ff. OR vereinbart sind. Die laufende Beratung, Koordination, Betreuung und Begleitung während der Vorbereitung und am Veranstaltungstag gilt als Auftrag im Sinne von Art. 394 ff. OR.

HDE erbringt ihre Leistungen mit der Sorgfalt einer erfahrenen Eventplanerin. HDE ist berechtigt, für die Erfüllung Hilfspersonen und Freelancer beizuziehen.

4. Rolle der Parteien: Veranstalter

Veranstalter des Anlasses ist und bleibt der Kunde. HDE wird ausschliesslich planend, organisierend, beratend und — soweit vereinbart — moderierend für den Kunden tätig und tritt nicht als Veranstalterin auf.

Dem Kunden obliegen als Veranstalter insbesondere: das Einholen sämtlicher behördlicher Bewilligungen (namentlich Gastwirtschafts-, Veranstaltungs-, feuerpolizeiliche und Nutzungsbewilligungen), die Einhaltung der Sicherheits- und Verkehrssicherungspflichten, die Anmeldung und Bezahlung allfälliger Urheberrechtsabgaben (SUISA) sowie sämtliche Abgaben und Steuern im Zusammenhang mit dem Anlass.

HDE unterstützt den Kunden auf Wunsch bei der Beschaffung von Bewilligungen. Diese Unterstützung begründet weder eine Übernahme der Veranstalterstellung noch eine Haftung für deren Erteilung.

5. Leistungen Dritter und Stellvertretung

Soweit HDE Leistungen Dritter vermittelt oder bucht — namentlich Locations, Gastronomie, Künstlerinnen und Künstler, Technik, Floristik, Fotografie und Transporte — handelt sie als direkte Stellvertreterin im Namen und auf Rechnung des Kunden. Die entsprechenden Verträge kommen unmittelbar zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Leistungserbringer zustande.

Die Vertrags-, Zahlungs- und Stornobedingungen der Leistungserbringer gelten direkt gegenüber dem Kunden. HDE macht den Kunden auf die wesentlichen Bedingungen aufmerksam.

HDE haftet für die sorgfältige Auswahl und Instruktion der Leistungserbringer, nicht für deren Leistungserbringung. Fällt ein Leistungserbringer aus, bemüht sich HDE nach Kräften um gleichwertigen Ersatz; Mehrkosten trägt der Kunde.

Bucht HDE ausnahmsweise im eigenen Namen, bedarf dies der vorgängigen schriftlichen Vereinbarung sowie der vollständigen Vorauszahlung der betreffenden Drittkosten durch den Kunden.

Übernimmt HDE auf Wunsch des Kunden die Abwicklung der Zahlungen an Leistungserbringer, wird hierfür eine Bearbeitungsgebühr von 2.5 % der Bruttosumme, mindestens 10 CHF pro Rechnung, erhoben. HDE leistet Zahlungen an Dritte erst nach Eingang der entsprechenden Mittel des Kunden. Die rechtzeitige und vollständige Bezahlung bleibt in jedem Fall Sache des Kunden.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt HDE rechtzeitig alle für die Ausführung notwendigen Informationen, Unterlagen und Freigaben zur Verfügung, teilt Gästezahlen fristgerecht mit, trifft die erforderlichen Entscheide innert der kommunizierten Fristen und verschafft HDE den nötigen Zugang zur Location.

Verzögerungen, Mehraufwand oder Mehrkosten, die auf eine verspätete oder unterlassene Mitwirkung zurückgehen, gehen zulasten des Kunden.

7. Honorar, Zahlungskonditionen und Verzug

Das Honorar richtet sich nach der Offerte, als Pauschale oder nach effektivem Aufwand zum vereinbarten Stundenansatz. Bei Abrechnung nach Aufwand führt HDE eine Zeiterfassung, die dem Kunden auf Verlangen offengelegt wird.

Sofern nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Zahlungsfrist 20 Tage ab Rechnungsdatum. Eine vereinbarte Vorauszahlung ist vor Bearbeitungsbeginn zu leisten. Drittkosten werden vor Eingehen der entsprechenden Verpflichtungen als Akontozahlung in Rechnung gestellt.

Gerät der Kunde in Verzug, schuldet er ohne Mahnung einen Verzugszins von 5 % (Art. 104 OR); für die zweite und jede weitere Mahnung wird eine Gebühr von 30 CHF erhoben. HDE ist berechtigt, die Leistungserbringung einzustellen und keine weiteren Verpflichtungen gegenüber Dritten einzugehen, solange fällige Zahlungen ausstehen. Daraus entstehende Verzögerungen und Mehrkosten gehen zulasten des Kunden.

8. Spesen und Anfahrtskosten

Soweit nichts anderes vereinbart ist, verrechnet HDE für Fahrten zu Besprechungen und Anlässen — für Mitarbeitende wie für beigezogene Dritte — eine Kilometerpauschale gemäss Offerte, unabhängig von Wochentag und Fahrzeit. Weitere Spesen (Übernachtung, Verpflegung, Parkgebühren) werden nach effektivem Aufwand verrechnet.

9. Änderungen des Leistungsumfangs

Änderungswünsche des Kunden bedürfen der Schriftform. HDE teilt dem Kunden die Auswirkungen auf Aufwand, Kosten und Termine vorgängig mit. Mehraufwand wird nur nach vorgängiger Absprache verrechnet. Nachträgliche Zusatzbuchungen können mit einer Bearbeitungsgebühr verrechnet werden.

10. Widerruf und Absage durch den Kunden

Absagen und Widerrufe bedürfen der Schriftform und werden mit Zugang bei HDE wirksam.

Im Umfang, in dem der Vertrag als Auftrag gilt (Ziff. 3), schuldet der Kunde bei einem Widerruf:

• das Honorar für die bis zum Widerruf effektiv erbrachten Leistungen;
• den Ersatz der bis zum Widerruf angefallenen Auslagen;
• sämtliche Verpflichtungen, die HDE gegenüber Dritten bereits im Namen des Kunden eingegangen ist, nach deren Bedingungen;
• bei Widerruf zur Unzeit zusätzlich den daraus entstehenden Schaden (Art. 404 Abs. 2 OR).

Im Umfang, in dem der Vertrag als Werkvertrag gilt (Ziff. 3), schuldet der Kunde bei einem Rücktritt die Vergütung der geleisteten Arbeit sowie volle Schadloshaltung gemäss Art. 377 OR.

Zur Vereinfachung der Abrechnung können die Parteien folgende Pauschalen vereinbaren, berechnet auf dem Nettohonorar von HDE: bei Absage 60 bis 31 Tage vor dem Anlass 50 %, 30 bis 15 Tage vor dem Anlass 75 %, ab 14 Tagen vor dem Anlass 100 %. Dem Kunden steht in jedem Fall der Nachweis offen, dass HDE kein oder ein wesentlich geringerer Aufwand entstanden ist; in diesem Fall ist nur der tatsächliche Aufwand geschuldet. Die gegenüber Dritten eingegangenen Verpflichtungen bleiben davon unberührt und sind zusätzlich geschuldet.

Das zwingende Recht beider Parteien, einen Auftrag jederzeit zu widerrufen (Art. 404 Abs. 1 OR), bleibt vorbehalten und wird durch diese Bestimmung nicht eingeschränkt.

11. Absage durch HDE

HDE kann vom Vertrag zurücktreten, wenn der Kunde trotz Mahnung mit fälligen Zahlungen in Verzug bleibt, seine Mitwirkungspflichten trotz Aufforderung verletzt oder wenn die Durchführung des Anlasses gegen Recht oder behördliche Auflagen verstossen würde. In diesen Fällen bleiben die Ansprüche von HDE nach Ziff. 10 bestehen.

Sagt HDE aus anderen von ihr zu vertretenden Gründen ab, erstattet sie dem Kunden die geleisteten Zahlungen abzüglich bereits erbrachter Leistungen zurück. Eine weitergehende Haftung richtet sich nach Ziff. 13.

12. Höhere Gewalt

Als höhere Gewalt gelten von den Parteien nicht beeinflussbare Ereignisse, die die Durchführung verunmöglichen oder unzumutbar machen — insbesondere Naturereignisse, Feuer, Krieg, Terror, Streik, Epidemien und Pandemien sowie behördliche Anordnungen und Veranstaltungsverbote.

Tritt höhere Gewalt ein, verständigen sich die Parteien in erster Linie auf eine Verschiebung des Anlasses. Bereits geleistete Zahlungen werden an den verschobenen Anlass angerechnet.

Ist eine Verschiebung nicht möglich und wird der Anlass definitiv abgesagt, erstattet HDE dem Kunden die geleisteten Zahlungen zurück, abzüglich der bis dahin effektiv erbrachten Leistungen und der gegenüber Dritten unwiederbringlich angefallenen Kosten. Weitergehende Ansprüche der Parteien bestehen nicht.

Anlässe finden grundsätzlich bei jedem Wetter statt. Witterung allein gilt nicht als höhere Gewalt.

13. Haftung

HDE haftet für Schäden, die sie vorsätzlich oder grobfahrlässig verursacht. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

Die Haftung für Hilfspersonen und beigezogene Dritte wird im gesetzlich zulässigen Umfang wegbedungen (Art. 101 Abs. 2 OR).

Für reine Vermögensschäden ist die Haftung von HDE auf die Höhe des für den betreffenden Anlass vereinbarten Honorars begrenzt. Die Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.

Von diesen Beschränkungen ausgenommen sind Personenschäden sowie Fälle, in denen eine Haftungsbeschränkung nach zwingendem Recht unzulässig ist.

HDE haftet nicht für Schäden, die von Gästen, vom Kunden oder von Leistungserbringern verursacht werden, sowie nicht für die Beschaffenheit und Sicherheit der vom Kunden gewählten Location.

14. Versicherungen

Der Kunde ist als Veranstalter verpflichtet, für einen angemessenen Versicherungsschutz zu sorgen, insbesondere für eine Veranstalterhaftpflichtversicherung, die Personen- und Sachschäden durch Gäste am Veranstaltungstag abdeckt. HDE verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung für ihre eigene Tätigkeit.

15. Mietmaterial

Von HDE zur Verfügung gestelltes Mietmaterial bleibt deren Eigentum und ist nach dem Anlass vollständig und unbeschädigt zurückzugeben. Für Beschädigung oder Verlust schuldet der Kunde Wertersatz zum Wiederbeschaffungswert. Die Gefahr trägt der Kunde ab Übergabe bis zur Rücknahme.

16. Geistiges Eigentum und Referenzen

Konzepte, Veranstaltungs- und Regiepläne, Ideen, Entwürfe, Kalkulationen und grafische Arbeiten von HDE bleiben deren geistiges Eigentum. Mit vollständiger Bezahlung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung für den vertraglich vereinbarten Anlass.

Eine Verwendung darüber hinaus, insbesondere die Umsetzung eines von HDE erarbeiteten Konzepts ohne HDE oder durch Dritte, sowie die Weitergabe an Dritte bedürfen der vorgängigen schriftlichen Zustimmung von HDE und lösen eine angemessene Entschädigung aus.

HDE darf den Anlass nach vorgängiger Zustimmung des Kunden als Referenz nennen und dokumentieren.

17. Geheimhaltung

Beide Parteien behandeln alle nicht öffentlich bekannten Informationen der anderen Partei vertraulich und geben sie Dritten nur so weit bekannt, als dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist. Die Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus. Beigezogene Dritte werden entsprechend verpflichtet.

18. Abwerbeverbot

Der Kunde verpflichtet sich, von HDE vermittelte Freelancerinnen, Künstlerinnen und Künstler sowie Leistungserbringer während zwölf Monaten nach dem Anlass nicht unter Umgehung von HDE für gleichartige Leistungen direkt zu beauftragen, sofern der Kontakt erstmals über HDE zustande gekommen ist.

19. Datenschutz

HDE bearbeitet Personendaten nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz und ausschliesslich zum Zweck der Anbahnung, Abwicklung und Nachbereitung des Vertrages. Einzelheiten — bearbeitete Daten, Zwecke, Bekanntgabe an Dienstleister und Auftragsbearbeiter, allfällige Bekanntgabe ins Ausland, Aufbewahrung und die Rechte der betroffenen Personen — regelt die Datenschutzerklärung von HDE.

Daten werden an Leistungserbringer nur weitergegeben, soweit dies für die Durchführung des Anlasses erforderlich ist. Betroffene Personen haben Anspruch auf Auskunft, Berichtigung und Löschung im gesetzlichen Rahmen.

20. Bild- und Tonaufnahmen

Am Anlass können Bild- und Tonaufnahmen entstehen. Eine Verwendung solcher Aufnahmen durch HDE zu eigenen Referenz- oder Werbezwecken erfolgt nur mit ausdrücklicher vorgängiger Zustimmung des Kunden und unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen.

Die Information der Gäste über Aufnahmen am Anlass sowie die Berücksichtigung eines Widerspruchs einzelner Gäste obliegen dem Kunden als Veranstalter.

Aufnahmen durch den Kunden und seine Gäste sind nur für private, nicht kommerzielle Zwecke gestattet.

21. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform; als Schriftform gilt auch die E-Mail.

Es gilt die bei Vertragsschluss gültige Fassung dieser AGB.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf.

Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Geschäftskunden ist Luzern, Schweiz. Gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Stand: September 2026 · Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich

1. Scope and contracting parties

These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contracts between Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich, Switzerland (“HDE”) and its clients (“the Client”) concerning the planning, organisation, hosting and on-site management of private and corporate events, as well as the arranging of gifts.

These GTC become part of the contract where the quotation or the order confirmation refers to them and the Client is given the opportunity to read them before or at the time the contract is concluded. Deviating terms of the Client apply only where HDE agrees to them in writing. Where the individual contract deviates from these GTC, the individual contract prevails.

2. Formation of the contract

On receiving an enquiry, HDE issues a quotation. The quotation is valid for one month from its date. By returning the signed quotation, the Client places a binding order. The contract comes into existence with HDE’s written or electronic order confirmation.

Where a fee is agreed for preparing a quotation, it is credited against the fee if the order is placed.

3. Services and legal classification of the contract

The nature and scope of the services follow from the quotation and the order confirmation. Services not listed there are not owed.

The parties record that separable work products — in particular the concept, the event and cue schedule, the budget, graphic drafts and printed matter — are agreed as a contract for work within the meaning of art. 363 et seq. of the Swiss Code of Obligations (CO). Ongoing advice, coordination, support and on-site management during preparation and on the day of the event constitute a mandate within the meaning of art. 394 et seq. CO.

HDE performs its services with the care of an experienced event planner. HDE is entitled to engage auxiliary persons and freelancers in performing the contract.

4. Roles of the parties: the organiser

The Client is and remains the organiser of the event. HDE acts for the Client solely in a planning, organising, advisory and — where agreed — hosting capacity, and does not appear as the organiser.

As organiser, the Client is responsible in particular for: obtaining all official permits (including catering, event, fire-safety and land-use permits), complying with safety obligations and the duty to maintain safe premises, registering and paying any copyright levies (SUISA), and all charges and taxes connected with the event.

On request, HDE assists the Client in obtaining permits. Such assistance constitutes neither an assumption of the organiser’s role nor any liability for the granting of permits.

5. Third-party services and representation

Where HDE arranges or books third-party services — in particular venues, catering, performers, technical services, floristry, photography and transport — it acts as direct representative in the name and for the account of the Client. The corresponding contracts come into existence directly between the Client and the respective provider.

The contractual, payment and cancellation terms of those providers apply directly to the Client. HDE draws the Client’s attention to their material terms.

HDE is liable for the careful selection and instruction of providers, not for their performance. Should a provider fail to perform, HDE will use its best efforts to find an equivalent replacement; any additional cost is borne by the Client.

Where HDE exceptionally books in its own name, this requires a prior written agreement and full advance payment of the third-party costs concerned by the Client.

Where, at the Client’s request, HDE handles payments to providers, a handling fee of 2.5 % of the gross amount, with a minimum of CHF 10 per invoice, applies. HDE makes payments to third parties only after receipt of the corresponding funds from the Client. Timely and complete payment remains the Client’s responsibility in every case.

6. The Client’s duties to cooperate

The Client shall provide HDE in good time with all information, documents and approvals required for performance, communicate guest numbers by the agreed deadlines, take the necessary decisions within the periods communicated, and procure HDE the required access to the venue.

Delays, additional work or additional costs resulting from late or omitted cooperation are borne by the Client.

7. Fees, payment terms and default

The fee is as set out in the quotation, either as a fixed sum or on a time-spent basis at the agreed hourly rate. Where work is billed by time, HDE keeps a record of hours, which is disclosed to the Client on request.

Unless otherwise agreed, payment is due within 20 days of the invoice date. Any agreed advance payment is due before work begins. Third-party costs are invoiced as a payment on account before the corresponding commitments are entered into.

If the Client is in default, default interest of 5 % is owed without reminder (art. 104 CO); a fee of CHF 30 is charged for the second and each further reminder. HDE is entitled to suspend performance and to enter into no further commitments towards third parties for as long as payments remain outstanding. Any resulting delays and additional costs are borne by the Client.

8. Expenses and travel costs

Unless otherwise agreed, HDE charges a per-kilometre rate as set out in the quotation for travel to meetings and events, both for its own staff and for engaged third parties, irrespective of the day of the week and of travelling time. Further expenses (accommodation, meals, parking) are charged as actually incurred.

9. Changes to the scope of services

Requests for changes must be made in writing. HDE informs the Client in advance of the effect on workload, cost and deadlines. Additional work is charged only after prior agreement. Subsequent additional bookings may be subject to a handling fee.

10. Revocation and cancellation by the Client

Cancellations and revocations must be in writing and take effect on receipt by HDE.

To the extent that the contract qualifies as a mandate (clause 3), on revocation the Client owes:

• the fee for the services actually rendered up to the revocation;
• reimbursement of expenses incurred up to the revocation;
• all commitments that HDE has already entered into with third parties in the Client’s name, on those third parties’ terms;
• in the case of revocation at an inopportune time, in addition the resulting damage (art. 404 para. 2 CO).

To the extent that the contract qualifies as a contract for work (clause 3), on withdrawal the Client owes payment for the work performed together with full compensation pursuant to art. 377 CO.

To simplify settlement, the parties may agree the following flat rates, calculated on HDE’s net fee: cancellation 60 to 31 days before the event 50 %, 30 to 15 days before the event 75 %, from 14 days before the event 100 %. The Client is in every case free to show that HDE incurred no expense or substantially less expense; in that case only the expense actually incurred is owed. Commitments entered into with third parties are unaffected by this and are owed in addition.

The mandatory right of both parties to revoke a mandate at any time (art. 404 para. 1 CO) is reserved and is not restricted by this clause.

11. Cancellation by HDE

HDE may withdraw from the contract if the Client remains in default of due payments despite a reminder, breaches its duties to cooperate despite being asked to perform them, or if holding the event would breach the law or official conditions. In such cases HDE’s claims under clause 10 remain in place.

If HDE cancels for other reasons within its own responsibility, it refunds payments received less services already rendered. Any further liability is governed by clause 13.

12. Force majeure

Force majeure means events outside the parties’ control that make performance impossible or unreasonable — in particular natural events, fire, war, terrorism, strikes, epidemics and pandemics, as well as official orders and bans on events.

If force majeure occurs, the parties shall in the first instance agree to postpone the event. Payments already made are credited against the postponed event.

If postponement is not possible and the event is definitively cancelled, HDE refunds payments received less the services actually rendered up to that point and less costs irretrievably incurred towards third parties. Neither party has any further claim.

Events take place in any weather. Weather alone does not constitute force majeure.

13. Liability

HDE is liable for damage it causes intentionally or through gross negligence. Liability for slight negligence is excluded.

Liability for auxiliary persons and engaged third parties is excluded to the extent permitted by law (art. 101 para. 2 CO).

For pure financial loss, HDE’s liability is limited to the amount of the fee agreed for the event concerned. Liability for indirect damage, consequential damage and loss of profit is excluded.

Personal injury is excepted from these limitations, as are cases in which a limitation of liability is not permitted under mandatory law.

HDE is not liable for damage caused by guests, by the Client or by service providers, nor for the condition and safety of the venue chosen by the Client.

14. Insurance

As organiser, the Client is obliged to maintain adequate insurance cover, in particular event liability insurance covering personal injury and property damage caused by guests on the day of the event. HDE maintains business liability insurance for its own activity.

15. Rented material

Material made available by HDE remains its property and must be returned in full and undamaged after the event. In the event of damage or loss, the Client owes compensation at replacement value. The Client bears the risk from handover until return.

16. Intellectual property and references

Concepts, event and cue schedules, ideas, drafts, costings and graphic work produced by HDE remain its intellectual property. On payment in full, the Client receives a simple, non-transferable right to use them for the event agreed in the contract.

Any use beyond this — in particular implementing a concept developed by HDE without HDE or through third parties — and any disclosure to third parties require HDE’s prior written consent and give rise to reasonable compensation.

With the Client’s prior consent, HDE may name and document the event as a reference.

17. Confidentiality

Each party shall treat all non-public information of the other party as confidential and disclose it to third parties only so far as is necessary to perform the contract. This obligation survives the end of the contract. Engaged third parties are placed under a corresponding obligation.

18. Non-solicitation

The Client undertakes not to engage freelancers, performers and service providers introduced by HDE directly for comparable services, bypassing HDE, for twelve months after the event, where the contact was first established through HDE.

19. Data protection

HDE processes personal data in accordance with the Swiss Federal Act on Data Protection and exclusively for the purpose of initiating, performing and following up the contract. Details — the data processed, the purposes, disclosure to service providers and processors, any disclosure abroad, retention and the rights of data subjects — are set out in HDE’s privacy policy.

Data is passed to service providers only so far as necessary to hold the event. Data subjects have the right to information, rectification and erasure within the statutory framework.

20. Photography and recordings

Photographs and recordings may be made at the event. Any use of such material by HDE for its own reference or promotional purposes takes place only with the Client’s express prior consent and with due regard for the personality rights of the persons depicted.

Informing guests about recordings at the event, and giving effect to any objection by individual guests, are the responsibility of the Client as organiser.

Recordings by the Client and its guests are permitted for private, non-commercial purposes only.

21. Final provisions

Amendments and additions to the contract must be in writing; email satisfies the written form requirement.

The version of these GTC in force at the time the contract is concluded applies.

Should any provision of these GTC be invalid, the validity of the remaining provisions is unaffected. The invalid provision is replaced by a valid one that comes closest to its economic purpose.

Swiss law applies exclusively, to the exclusion of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

The place of jurisdiction for disputes with business clients is Lucerne, Switzerland. In relation to consumers, the statutory places of jurisdiction apply.

This is a translation provided for convenience. In the event of any discrepancy, the German version prevails.

As at September 2026 · Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich

1. Champ d’application et parties au contrat

Les présentes conditions générales (CG) s’appliquent à tous les contrats conclus entre Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich, Suisse (ci-après «HDE») et ses clientes et clients (ci-après «le client») portant sur la planification, l’organisation, l’animation et l’accompagnement d’événements privés et professionnels, ainsi que sur l’organisation de cadeaux.

Les CG font partie intégrante du contrat lorsque l’offre ou la confirmation de commande y renvoie et que le client a la possibilité d’en prendre connaissance avant ou lors de la conclusion du contrat. Des conditions divergentes du client ne s’appliquent que si HDE les accepte par écrit. En cas de divergence, le contrat individuel prime les présentes CG.

2. Conclusion du contrat

À réception d’une demande, HDE établit une offre. L’offre est valable un mois à compter de sa date. En retournant l’offre signée, le client passe une commande ferme. Le contrat est conclu par la confirmation de commande écrite ou électronique de HDE.

Lorsqu’une participation aux frais est convenue pour l’établissement de l’offre, celle-ci est déduite des honoraires en cas de commande.

3. Prestations et qualification du contrat

La nature et l’étendue des prestations résultent de l’offre et de la confirmation de commande. Les prestations qui n’y figurent pas ne sont pas dues.

Les parties conviennent que les résultats de travail dissociables — notamment le concept, le déroulement et la conduite de l’événement, le budget, les projets graphiques et les imprimés — sont convenus comme contrat d’entreprise au sens des art. 363 ss CO. Le conseil courant, la coordination, l’accompagnement et la présence durant la préparation et le jour de l’événement relèvent du mandat au sens des art. 394 ss CO.

HDE fournit ses prestations avec la diligence d’une organisatrice d’événements expérimentée. HDE est autorisée à recourir à des auxiliaires et à des indépendants pour l’exécution du contrat.

4. Rôle des parties: l’organisateur

L’organisateur de l’événement est et demeure le client. HDE intervient exclusivement à titre de planificatrice, organisatrice, conseillère et — lorsque cela est convenu — animatrice pour le compte du client, et n’agit pas en qualité d’organisatrice.

En sa qualité d’organisateur, il incombe notamment au client: d’obtenir toutes les autorisations administratives (notamment les autorisations d’exploitation, de manifestation, de police du feu et d’utilisation), de respecter les obligations de sécurité et de surveillance des lieux, de déclarer et d’acquitter les éventuelles redevances de droits d’auteur (SUISA), ainsi que de s’acquitter de toutes les taxes et impôts liés à l’événement.

Sur demande, HDE assiste le client dans l’obtention des autorisations. Cette assistance n’emporte ni reprise de la qualité d’organisateur ni responsabilité quant à leur octroi.

5. Prestations de tiers et représentation

Lorsque HDE intervient dans la recherche ou la réservation de prestations de tiers — notamment lieux, restauration, artistes, technique, décoration florale, photographie et transports — elle agit en qualité de représentante directe, au nom et pour le compte du client. Les contrats correspondants sont conclus directement entre le client et le prestataire concerné.

Les conditions contractuelles, de paiement et d’annulation des prestataires s’appliquent directement au client. HDE attire l’attention du client sur leurs conditions essentielles.

HDE répond du choix et de l’instruction diligents des prestataires, mais non de l’exécution de leurs prestations. En cas de défaillance d’un prestataire, HDE met tout en œuvre pour trouver un remplacement équivalent; les frais supplémentaires sont à la charge du client.

Lorsque HDE réserve exceptionnellement en son propre nom, cela requiert un accord écrit préalable ainsi que le paiement anticipé intégral des frais de tiers concernés par le client.

Lorsque, à la demande du client, HDE prend en charge le règlement des prestataires, des frais de traitement de 2.5 % du montant brut, au minimum 10 CHF par facture, sont perçus. HDE n’effectue de paiement à des tiers qu’après réception des fonds correspondants du client. Le paiement complet et en temps utile demeure dans tous les cas l’affaire du client.

6. Devoirs de collaboration du client

Le client fournit à HDE en temps utile toutes les informations, documents et validations nécessaires à l’exécution, communique le nombre d’invités dans les délais, prend les décisions requises dans les délais communiqués et procure à HDE l’accès nécessaire au lieu de l’événement.

Les retards, travaux ou frais supplémentaires résultant d’une collaboration tardive ou omise sont à la charge du client.

7. Honoraires, conditions de paiement et demeure

Les honoraires résultent de l’offre, sous forme forfaitaire ou selon le temps effectif au tarif horaire convenu. En cas de facturation au temps, HDE tient un décompte des heures, communiqué au client sur demande.

Sauf convention contraire, le délai de paiement est de 20 jours à compter de la date de la facture. Tout acompte convenu est dû avant le début des travaux. Les frais de tiers sont facturés à titre d’acompte avant que les engagements correspondants ne soient pris.

En cas de demeure du client, un intérêt moratoire de 5 % est dû sans interpellation (art. 104 CO); des frais de 30 CHF sont perçus pour le deuxième rappel et chacun des suivants. HDE est en droit de suspendre ses prestations et de ne prendre aucun nouvel engagement envers des tiers tant que des paiements échus demeurent impayés. Les retards et frais supplémentaires qui en découlent sont à la charge du client.

8. Frais et déplacements

Sauf convention contraire, HDE facture pour les déplacements aux entretiens et aux événements — tant pour son personnel que pour les tiers mandatés — une indemnité kilométrique selon l’offre, indépendamment du jour de la semaine et de la durée du trajet. Les autres frais (hébergement, repas, stationnement) sont facturés selon les dépenses effectives.

9. Modification de l’étendue des prestations

Les demandes de modification requièrent la forme écrite. HDE informe préalablement le client de leurs conséquences sur la charge de travail, les coûts et les délais. Tout travail supplémentaire n’est facturé qu’après accord préalable. Les réservations complémentaires ultérieures peuvent donner lieu à des frais de traitement.

10. Révocation et annulation par le client

Les annulations et révocations requièrent la forme écrite et prennent effet à leur réception par HDE.

Dans la mesure où le contrat est qualifié de mandat (ch. 3), le client doit, en cas de révocation:

• les honoraires pour les prestations effectivement fournies jusqu’à la révocation;
• le remboursement des débours encourus jusqu’à la révocation;
• tous les engagements que HDE a déjà pris envers des tiers au nom du client, selon les conditions de ces derniers;
• en cas de révocation en temps inopportun, en outre le dommage qui en résulte (art. 404 al. 2 CO).

Dans la mesure où le contrat est qualifié de contrat d’entreprise (ch. 3), le client doit, en cas de résiliation, le paiement du travail accompli ainsi qu’une indemnisation complète selon l’art. 377 CO.

Pour simplifier le décompte, les parties peuvent convenir des forfaits suivants, calculés sur les honoraires nets de HDE: annulation de 60 à 31 jours avant l’événement 50 %, de 30 à 15 jours avant l’événement 75 %, à partir de 14 jours avant l’événement 100 %. Le client conserve dans tous les cas la faculté d’établir que HDE n’a supporté aucune charge ou une charge nettement moindre; dans ce cas, seule la charge effective est due. Les engagements pris envers des tiers n’en sont pas affectés et sont dus en sus.

Le droit impératif de chaque partie de révoquer un mandat en tout temps (art. 404 al. 1 CO) est réservé et n’est pas restreint par la présente disposition.

11. Annulation par HDE

HDE peut se départir du contrat si le client demeure en demeure de paiements échus malgré un rappel, viole ses devoirs de collaboration malgré une mise en demeure, ou si la tenue de l’événement contreviendrait au droit ou à des charges administratives. Dans ces cas, les prétentions de HDE selon le ch. 10 subsistent.

Si HDE annule pour d’autres motifs qui lui sont imputables, elle rembourse au client les paiements reçus, sous déduction des prestations déjà fournies. Toute responsabilité allant au-delà est régie par le ch. 13.

12. Force majeure

Constituent un cas de force majeure les événements échappant au contrôle des parties qui rendent l’exécution impossible ou inexigible — notamment événements naturels, incendie, guerre, terrorisme, grève, épidémies et pandémies, ainsi que décisions administratives et interdictions de manifestations.

En cas de force majeure, les parties conviennent en premier lieu d’un report de l’événement. Les paiements déjà effectués sont imputés sur l’événement reporté.

Si un report n’est pas possible et que l’événement est définitivement annulé, HDE rembourse au client les paiements reçus, sous déduction des prestations effectivement fournies jusqu’alors et des frais irrécupérables engagés envers des tiers. Les parties n’ont aucune prétention allant au-delà.

Les événements ont lieu par tous les temps. Les conditions météorologiques ne constituent pas à elles seules un cas de force majeure.

13. Responsabilité

HDE répond des dommages qu’elle cause intentionnellement ou par négligence grave. La responsabilité pour négligence légère est exclue.

La responsabilité du fait des auxiliaires et des tiers mandatés est exclue dans la mesure permise par la loi (art. 101 al. 2 CO).

Pour les dommages purement patrimoniaux, la responsabilité de HDE est limitée au montant des honoraires convenus pour l’événement concerné. La responsabilité pour les dommages indirects, les dommages consécutifs et le gain manqué est exclue.

Sont exceptés de ces limitations les dommages corporels ainsi que les cas dans lesquels une limitation de responsabilité n’est pas admise par le droit impératif.

HDE ne répond pas des dommages causés par les invités, par le client ou par les prestataires, ni de l’état et de la sécurité du lieu choisi par le client.

14. Assurances

En sa qualité d’organisateur, le client est tenu de disposer d’une couverture d’assurance appropriée, en particulier d’une assurance responsabilité civile organisateur couvrant les dommages corporels et matériels causés par les invités le jour de l’événement. HDE dispose d’une assurance responsabilité civile d’entreprise pour sa propre activité.

15. Matériel de location

Le matériel mis à disposition par HDE demeure sa propriété et doit lui être restitué intégralement et intact après l’événement. En cas de détérioration ou de perte, le client doit une indemnité correspondant à la valeur de remplacement. Le client supporte les risques de la remise à la restitution.

16. Propriété intellectuelle et références

Les concepts, plans de déroulement et de conduite, idées, projets, calculations et travaux graphiques de HDE demeurent sa propriété intellectuelle. Moyennant paiement intégral, le client obtient un droit simple et non transmissible de les utiliser pour l’événement convenu contractuellement.

Toute utilisation allant au-delà — en particulier la réalisation d’un concept élaboré par HDE sans elle ou par des tiers — ainsi que toute transmission à des tiers requièrent l’accord écrit préalable de HDE et donnent lieu à une indemnité appropriée.

Avec l’accord préalable du client, HDE peut citer et documenter l’événement à titre de référence.

17. Confidentialité

Chaque partie traite de manière confidentielle toutes les informations non publiques de l’autre partie et ne les communique à des tiers que dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat. Cette obligation survit à la fin du contrat. Les tiers mandatés sont soumis à une obligation correspondante.

18. Interdiction de débauchage

Le client s’engage à ne pas mandater directement, en contournant HDE, les indépendants, artistes et prestataires présentés par HDE pour des prestations analogues pendant douze mois après l’événement, lorsque le contact a été établi pour la première fois par l’intermédiaire de HDE.

19. Protection des données

HDE traite les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données et exclusivement aux fins de la préparation, de l’exécution et du suivi du contrat. Les détails — données traitées, finalités, communication à des prestataires et sous-traitants, éventuelle communication à l’étranger, conservation et droits des personnes concernées — sont réglés dans la déclaration de protection des données de HDE.

Les données ne sont transmises aux prestataires que dans la mesure nécessaire à la tenue de l’événement. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement dans le cadre légal.

20. Prises de vue et enregistrements

Des prises de vue et des enregistrements peuvent être réalisés lors de l’événement. Toute utilisation de ce matériel par HDE à des fins de référence ou de promotion n’intervient qu’avec l’accord exprès et préalable du client et dans le respect des droits de la personnalité des personnes représentées.

L’information des invités quant aux prises de vue réalisées lors de l’événement, ainsi que la prise en compte de l’opposition d’invités individuels, incombent au client en sa qualité d’organisateur.

Les prises de vue réalisées par le client et ses invités ne sont autorisées qu’à des fins privées et non commerciales.

21. Dispositions finales

Les modifications et compléments au contrat requièrent la forme écrite; le courrier électronique satisfait à cette exigence.

La version des présentes CG en vigueur au moment de la conclusion du contrat est applicable.

Si une disposition des présentes CG devait être nulle, la validité des autres dispositions n’en serait pas affectée. La disposition nulle est remplacée par une disposition valable se rapprochant le plus de son but économique.

Le droit suisse est exclusivement applicable, à l’exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.

Le for pour les litiges avec des clients professionnels est Lucerne, Suisse. À l’égard des consommatrices et consommateurs, les fors légaux s’appliquent.

Cette traduction est fournie à titre de commodité. En cas de divergence, la version allemande fait foi.

État: septembre 2026 · Happy Day Events, Heidi Sommerer, 6205 Eich